Elektronische Kommunikation

Wir bieten Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit den Rheinischen Versorgungskassen (RVK). Da verschiedene Formate und technische Standards existieren, finden Sie hier unsere aktuellen rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.

Übermittlung elektronischer Nachrichten und Dokumente

Grundsätzlich ist es möglich, E-Mails an die Rheinischen Versorgungskassen zu richten. Zu beachten ist dabei für den Absender, dass die Nachricht ggfs. nicht nur vom Empfänger, sondern auch von berechtigten Vertretungen gelesen werden kann. Sofern es vom Inhalt der übermittelten Nachricht her zulässig ist, erhalten Sie eine Antwort auch per E-Mail. Da die Nutzung von E-Mail-Diensten nach wie vor durch Schadsoftware hinsichtlich des Accounts oder einzelner Übermittlungen angreifbar ist, verbietet es uns die aktuelle Rechtslage weitestgehend aufgrund dieser Sicherheitsrisiken, E-Mails mit personenbezogenen Daten und sensiblem Inhalt zu versenden. Dies würde einer rechtswidrigen Übermittlung personenbezogener Daten gleichkommen. Es liegt auch in unserem Interesse, Ihnen schnell, effizient und unbürokratisch per E-Mail zu antworten, wir bitten aber um Verständnis, wenn es uns die Rechtslage aktuell noch nicht gestattet und wir daher zum konventionellen Brief greifen müssen. Wir arbeiten an anderen Lösungen, die eine vollständige und sichere Kommunikation auch auf elektronischem Weg zulassen.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die RVK ist bis dahin unter den nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen zulässig. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

1. Formfreie elektronische Kommunikation
Für formfreie Nachrichten (z. B. Anfragen und einfache Schreiben), die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine besondere Versandform erforderlich. Die E-Mailadresse lautet in diesen Fällen:

info@versorgungskassen.de

Darüber hinaus sind in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Bereiche oder Personen zu finden, an die Sie ebenfalls E-Mails senden können.

2. Formgebundene Kommunikation
Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift erfordern oder Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und Anträge), müssen bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz) versehen sein, oder per De-Mail mit Absenderbestätigung (§ 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes) übersandt werden. Dies gilt sowohl für die Mitteilungen selbst, als auch für evtl. Anlagedokumente.

Diese beiden Formen der elektronischen Übermittlung ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).

Die Übermittlung elektronischer Dokumente bei formgebundenen Anträgen und Schreiben usw. erfolgt mittels der qualifizierten elektronischen Signatur an:

info@versorgungskassen.de

De-Mail ist der Name eines auf E-Mail-Technik beruhenden, hiervon aber technisch getrennten Kommunikationsmittels zur "sicheren, vertraulichen und nachweisbaren" Kommunikation im Internet. Voraussetzung ist die sichere Anmeldung eines eigenen De-Mail-Kontos gemäß § 4 Abs. 1 Satz 2 De-Mail-Gesetz.
Die De-Mailadresse lautet:

info@versorgungskassen.de-mail.de 

Weitergehende Informationen über das Verfahren De-Mail finden Sie unter:

http://www.de-mail.de 

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie diese zusätzlich verschlüsseln. Der für die Verschlüsselung benötigte "öffentliche Schlüssel" der RVK steht unter folgendem Link zum Download bereit:

Indem Sie den Zugang zu den RVK über die genannten E-Mail-Adressen nutzen, erklären Sie Ihr Einverständnis zur elektronischen Kommunikation und zur Speicherung Ihres dafür erforderlichen öffentlichen Schlüssels. Er wird benötigt, um im Verlauf der weiteren Kommunikation verschlüsselte Mails an Sie zu versenden.

Dateigröße und -formate

E-Mails mit Dateianhängen können nur verarbeitet werden, wenn die Gesamtgröße der E-Mail 20 MB nicht übersteigt.
Anhänge im folgenden Dateiformat können von uns verarbeitet werden:

  • Textdateien (.txt)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Microsoft Office (.docx, .docm, .doc, .one, .ppsm, .ppsx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .pub, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .vsd, .rpmsg)
  • Portable Data File (*.pdf)
  • Bilddateien (.jpg, .gif, .tif(f), .bmp, *.png)
  • Audiodateien (.mp3, .wav, .wma)
  • Videodateien (.avi, .wmv)

Bei abweichenden Dateiformaten kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Diese Liste wird fortlaufend aktualisiert.

Umgang mit Malware-E-Mails

Wenn E-Mails Schadsoftware enthalten, werden diese E-Mails von unseren Anti-Malware-Mechanismen in Quarantäne verschoben und dort nach Zeitablauf automatisch gelöscht. Bitte beachten Sie, dass über E-Mails in der Malwarequarantäne keine Benachrichtigungen an die eigentlichen Empfänger gesendet werden.