Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfrist gemäß § 13 Absatz 8 BVO NRW

Stand: November 2016

Frage

Wie lange müssen Beihilfeberechtigte ihre beihilfenrechtlich relevanten Belege aufheben?

Grundsatz

Beihilfeberechtigte haben die Pflicht, bei Beihilfen von mehr als 500 Euro bei stationären Behandlungen oder ambulanten Kur- und Rehabilitationsmaßnahmen von mehr als 1.000 Euro die Belege drei Jahre lang nach Empfang der Beihilfen aufzubewahren.

Ausnahme

Diese Pflicht trifft die Beihilfeberechtigten, die Beihilfen über die Rheinischen Versorgungskassen beziehen nicht, da aufgrund der elektronischen Bearbeitung der Vorgänge keine Belege mehr zurück geschickt werden.

Es müssen demnach keine Belege aufbewahrt werden.

Für die eigene Übersicht ist es jedoch sinnvoll, Belege zu bestimmten Zwecken aufzubewahren.

  • Alle Belege sollten bis zum Abschluss des jeweiligen Beihilfebewilligungsverfahrens aufbewahrt werden, da die abgesandten Belege auf dem Postweg verloren gehen können.
  • Darüber hinaus sollten alle Belege bis zum Ablauf des dritten Jahres nach einer Behandlung aufbewahrt werden. Dies erleichtert den Überblick darüber, ob für eine bestimmte Behandlung schon einmal eine Rechnung gestellt wurde und reduziert die Gefahr, eine Behandlung zweimal zu bezahlen.
  • Da bei unveränderter Sehschärfe Brillengläser erst wieder nach vier Jahren und weiche Kontaktlinsen erst wieder nach zwei Jahren beihilfefähig sind, bietet es sich an, für den eigenen Überblick die diesbezüglichen Beihilfefestsetzungen entsprechend lange aufzubewahren.
  • Rechnungen zu Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen sollten drei Jahre aufbewahrt werden, um einen Überblick über die Wartezeiten zu haben.
  • Ebenfalls dient eine Aufbewahrung im Bereich der Implantate der eigenen Übersicht, falls die Anzahl der beihilfefähigen Implantate überschritten wird.
  • Es empfiehlt sich Rechnungen über kieferorthopädische Behandlungen aufzuheben, um eine durchgängige Behandlung mit Beginn vor Vollendung des 18. Lebensjahres nachweisen zu können. Dies kann insbesondere bei einem Kostenträgerwechsel von Interesse sein.

Hinweis

Bei der Übersicht handelt es sich nicht um eine Aufbewahrungspflicht, sondern lediglich um Hinweise, wann eine Aufbewahrung für den eigenen Überblick oder Nachweis sinnvoll erscheint.

Aus den vorliegenden Informationen können keine Rechtsansprüche abgeleitet werden.

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Herausgeber

Rheinische Versorgungskassen
Mindener Straße 2
50679 Köln
www.versorgungskassen.de

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